Dokument wysłany jako wiadomość e-mail można odebrać za pomocą funkcji odbioru SMTP.
W przypadku odbioru SMTP wiadomości e-mail są odbierane natychmiast po wysłaniu ich na adres e-mail ustawiony w urządzeniu.
Aby korzystać z funkcji odbioru SMTP, należy uprzednio skonfigurować urządzenie używając rekordu MX serwera DNS.
Protokół odbioru należy skonfigurować za pomocą opcji Protokół odbioru w menu Ustawienia systemu. Patrz Podręcznik ustawień ogólnych.
Odebrane wiadomości e-mail mogą być również przekierowywane do innych faksów.
Jeżeli na serwerze DNS włączono funkcję odbioru SMTP, lecz w urządzeniu nie określono odbioru SMTP (w menu "Ustaw. systemu"), wiadomości e-mail przesłane z serwera SMTP nie są odbierane, a urządzenie zgłasza błąd. Ponadto serwer SMTP przesyła do nadawcy powiadomienie o błędzie.
Jeżeli błąd wystąpi podczas odbierania wiadomości e-mail, następuje przerwanie odbioru, wiadomość e-mail jest kasowana, a urządzenie drukuje raport błędu. Ponadto, serwer SMTP przesyła do nadawcy powiadomienie o błędzie.
Jeżeli serwer SMTP próbuje przekierować odebrane dokumenty do urządzenia, które jest w trakcie nadawania wiadomości e-mail, urządzenie odpowie wysyłając do serwera SMTP sygnał zajętej linii. W takim przypadku serwer SMTP zwykle ponawia próby przesłania dokumentów aż do osiągnięcia wyznaczonego limitu czasu.