Z odbioru zastępczego należy korzystać, gdy urządzenie nie jest w stanie drukować faksów.
W trybie odbioru zastępczego odebrane faksy są zapisywane w pamięci, a nie drukowane. Faksy odebrane w trybie odbioru zastępczego są automatycznie drukowane w momencie zniknięcia warunków będących powodem przejścia urządzenia w tryb odbioru zastępczego.
W zależności od przyczyny, z powodu której urządzenie nie drukuje, odbiór zastępczy może być wykorzystywany do odbioru wszystkich dokumentów lub wyłącznie dokumentów spełniających warunki określone w parametrach użytkownika w menu Funkcje faksu.
Zapalenie się wskaźnika Odbiór pliku oznacza, że urządzenie odebrało faks w trybie odbioru zastępczego.
Jeżeli urządzenie nie dysponuje wystarczającą ilością wolnej pamięci, dokument nie zostanie odebrany.
Jeżeli podczas odbioru zastępczego wskaźnik wolnej pamięci osiągnie poziom 0%, dalszy odbiór będzie niemożliwy i bieżące połączenie zostanie zakończone.
W przypadku odebrania dokumentu po wybraniu ustawienia Zapisz w opcji Ustawienia pliku odbioru w menu Funkcje faksu, wskaźnik Odbiór pliku zapala się. Szczegółowe informacje na temat ustawień pliku odbioru, patrz Podręcznik ustawień ogólnych.
Wskaźnik Odbiór pliku może zapalić się także w przypadku odbierania dokumentów w trybie odbioru natychmiastowego.