Speichern von Daten

Im Folgenden wird die Vorgehensweise beim Speichern von Dokumenten auf dem Document Server beschrieben.

Die auf dem Gerät gespeicherten Daten können bei auftretenden Störungen verloren gehen. Der Hersteller haftet nicht für Schäden, die auf Datenverlust zurückzuführen sind.
Achten Sie darauf, niemanden Ihr Passwort preiszugeben, insbesondere dann nicht, wenn Sie dabei sind, Ihr Passwort einzugeben oder zu speichern. Sie sollten Ihr Passwort stets an einem sicheren Ort aufbewahren.
Vermeiden Sie das Verwenden einer einzigen Ziffer oder fortlaufender Nummern in Ihrem Passwort, z. B. "0000" oder "1234", da solche Zahlenfolgen leicht erraten werden und daher kein adäquates Sicherheitsniveau bieten können.
Ein mit dem richtigen Passwort geöffnetes Dokument bleibt auch nach dem Abschluss der Arbeiten als ausgewählt bestehen, und es kann von anderen Personen eingesehen werden. Daher sollten Sie nach dem Abschluss der Arbeiten unbedingt darauf achten, dass Sie die Taste [Gesamtlöschen] drücken, um die Dokumentenauswahl abzubrechen.
Der auf einem im Document Server gespeicherten Dokument registrierte Anwendername dient dazu, den Autor und den Typ des Dokuments zu identifizieren. Er schützt vertrauliche Dokumente nicht vor dem Zugriff anderer.
Beachten Sie, dass beim Einschalten der Faxübertragung oder beim Scannen mit dem Scanner alle anderen Vorgänge beendet wurden.

Dateiname

Dokumentennamen wie "COPY0001" und "COPY0002" werden eingescannten Dokumenten automatisch angehängt. Sie können den Dokumentennamen ändern.

Anwendername

Sie können einen Anwendernamen registrieren, um einen Anwender oder eine Anwendergruppe zu identifizieren, die die Dokumente gespeichert haben. Um einen Namen zuzuteilen, wählen Sie einen registrierten Anwendernamen aus dem Adressbuch aus, oder geben Sie den Namen direkt ein.

Passwort

Um unerlaubtes Drucken zu vermeiden, können Sie jedem gespeicherten Dokument ein Passwort zuweisen. Der Zugriff auf derart geschütztes Dokument erfolgt nur durch ein eigens dafür eingegebenes Passwort. Wenn also einem Dokument ein Passwort zugewiesen wurde, erscheint das Schlosssymbol neben dem des Dokuments.

Drücken Sie die Taste [Document Server].
Drücken Sie auf [Vorlage einscannen].
Geben Sie einen Anwendernamen, einen Dateinamen und falls erforderlich, ein Passwort ein.
Wenn der Dateiname nicht geändert wurde, wird der Name automatisch eingestellt.
Legen Sie die Vorlage ein.
Geben Sie die Scanbedingungen der Vorlage ein.
Drücken Sie die Taste [Start].
Die Vorlage wird eingescannt, und das Dokument wird auf dem Document Server gespeichert.

Geben Sie das Passwort mit einer Länge von vier bis acht Zeichen ein.
Um den Scanvorgang anzuhalten, drücken Sie die Taste [Löschen/Stopp]. Um einen unterbrochenen Scanvorgang neu zu starten, drücken Sie [Weiter] auf der Bestätigungsanzeige. Drücken Sie [Stopp], um gespeicherte Bilder zu löschen und den Job abzubrechen. Die in den ADF eingelegte Vorlage wird ausgeworfen.
Wenn ein Passwort eingerichtet wurde, erscheint das Schlosssymbol auf der linken Seite des Dateinamens.
Nach dem Scanvorgang wird eine Liste gespeicherter Dokumente angezeigt. Drücken Sie [Scannen beendet], wenn die Liste nicht angezeigt wird.
Der Document Server ist werkseitig so eingestellt, dass die darauf gespeicherten Daten nach drei Tagen (72 Stunden) gelöscht werden. Sie können die Zeitspanne bis zur automatischen Löschung der gespeicherten Daten unter "Datei automatisch löschen" in Document Server im Anwenderprogramm festlegen. Siehe im Handbuch Netzwerk- und Systemeinstellungen.
Wenn Sie nicht wollen, dass gespeicherte Dokumente automatisch gelöscht werden, wählen Sie vor dem Speichern eines Dokuments [Aus] in "Datei automatisch löschen" in Document Server. Wenn Sie später wieder [Ein] wählen, werden danach gespeicherte Daten automatisch gelöscht.
Wenn Sie nach dem Speichern eines mit der Kopierfunktion erstellten Dokuments ein anderes Dokument auf dem Document Server speichern, vergewissern Sie sich, dass der Kopiervorgang abgeschlossen wurde.
Je nach Sicherheitseinstellung kann die Funktion [Zugriffsprivilegien] anstelle der Funktion [Anwendername] erscheinen. Für weitere Einzelheiten über die Spezifizierung von [Zugriffsprivilegien] kontaktieren Sie den Administrator.
Weitere Einzelheiten über die Eingabe von Text finden Sie im Handbuch Über dieses Gerät.

Verwandte Themen

Festlegen eines Anwendernamens
Festlegen eines Dateinamens
Festlegen eines Passworts